07 NovKundenbeispiel: Salesforce Integration mit ERP Systemen (ABAS / Expandable)

Die letzten Tage waren relativ intensiv und mit vielen Abendschichten, deshalb tat sich hier länger nichts mehr. Grund dafür war der Go-Live eines meiner Projekte diese Woche für einen Kunden in Kalifornien, weshalb die Hauptkommunikation eher in den Abendstunden zwischen 17 und 22 Uhr als tagsüber stattfand.

Der Kunde stellt hochsensible Messtechnik her, vertreibt diese Produkte weltweit und nutzt Salesforce als Cloud CRM bereits seit über 3 Jahren. Die Akzeptanz bei den Vertriebsmitarbeitern lies jedoch zu Wünschen übrig, da Ihrer Meinung nach wichtige Informationen aus dem ERP fehlten (z.B. Bestellinformationen, Lieferstatus). Zudem wurden zwar Opportunities gepflegt, allerdings nicht auf Produktebene, da man den Doppelaufwand durch sowieso benötigtes Hinzufügen der Produkte bei der Angebotserstellung im ERP scheute und auch der Aufwand für die zusätzliche Pflege der häufig wechselnden Produkte und Preise in Salesforce nicht als gerechtfertigt erschien. Gleichzeitig bestanden immer wieder Abstimmungsschwierigkeiten zwischen Außendienst und Innendienst, da das eine Team die Opportunities betreute, das andere die Angebote im ERP erstellen sollte.

Drei Aspekte standen daher bei diesem Projekt im Fokus:

• Einführen einer größeren Detailtiefe bei Opportunities durch Pflege von Produkten, Stückzahlen und Preisen, um neben dem Forecast der Umsätze auch eine grobe Bedarfsvorhersage für die Produktion liefern zu können.
• Umsetzen eines optimierten Angebotsprozesses, um inhaltliche Fehler durch mangelnde Absprachen zu vermeiden und eine schnellere Rückmeldung an den Interessenten zu ermöglichen.
• Integration der ERP-Systeme mit Salesforce, um dem Vertrieb relevante Informationen bereitzustellen und doppelte Dateneingaben zu vermeiden.

Das Projekt wurde in zwei Phasen durchgeführt – die Region EMEA ist bereits Ende August mit den Änderungen und der Integration der dort eingesetzten ABAS ERP Software live gegangen. In den letzten 6 Wochen war dann die USA an der Reihe – dort ist Expandable ERP als Backend-System im Einsatz.

Herausforderung bei der Abbildung der Produkte und Preise in Salesforce war insbesondere die Vereinheitlichung über die Regionen hinweg. Historisch durch zwei ERP-Systeme gewachsen, gab es unterschiedliche Artikelnummern, Produktbeschreibungen und Produktgruppen sowie unterschiedliche Preis- und Rabattsysteme. Adress-Stammdaten (Verkaufsadresse, Rechnungsadresse, Lieferadresse) wurden in Salesforce, ABAS und Expandable jeweils strukturell unterschiedlich gepflegt und mussten ineinander überführt werden.

Zur Optimierung des Angebotsprozesses wurde dieser nach Salesforce verlagert. Vertriebsmitarbeiter können jetzt Angebote direkt selbst erstellen und verschicken. Hierzu wurde das erweiterte Angebotsmodul Quote 2.0 eingeführt, womit Angebote schnell per Drag-and-Drop und basierend auf regional unterschiedlichen Templates und Preisbüchern erstellt werden können. Bei versenden des Angebots werden die Produkte sofort in die Opportunity übernommen und sind die Basis für den Umsatz- und Produktions-Forecast.

Die Salesforce-Integration wurde auf Basis der nativen Skyvva Integration App realisiert. Über die Anbindung der ERP-Systeme wurde ein automatisierter Abgleich der Kundenstammdaten sowie der Produkte und Preise geschaffen. Der systemübergreifende Geschäftsprozess Bestellmanagement wurde zudem automatisiert. Ein Auftragseingang in Salesforce erzeugt jetzt automatisch eine Bestellung mit zugehörigen Bestellpositionen im jeweiligen ERP. Diese wird nach Approval an die Produktion weitergeleitet. Aktuelle Lieferdaten wie Termine und offene Stückzahlen werden jeweils zusammen mit der Bestellung zurück nach Salesforce gespielt und geben dem Vertriebsmitarbeiter damit die Möglichkeit jederzeit gegenüber dem Kunden auskunftsfähig zu sein – egal, ob am Telefon oder über den iPad beim Kundentermin vor Ort.