17 JulAdmin Basics: Darum überschreibt man niemals nie einen bestehenden Benutzer

Nachdem ich es in den letzten Tagen zweimal mit dem gleichen Problem bei Kunden zu tun hatte, möchte ich dieses Blog einem totalen Basic widmen, das viel zu wenig Beachtung findet: dem Benutzer.

Jeder Nutzer in Salesforce wird als Benutzer angelegt und bekommt seinen Login-Namen und legt sich selbst ein Passwort fest. Was aber, wenn der Benutzer ausscheidet und ein anderer seine Funktion übernimmt?

Der schnellste – und leider auch schlimmste – Weg ist einfach den vorherigen Benutzer zu überschreiben, die Emailadresse auszutauschen, den Login-Namen zu ändern und das Passwort zurückzusetzen. So einfach kann das gehen, hier nur ein paar der Nachteile die Ihr Euch dabei einhandelt:

Wenn wir und klar machen, dass die Historie des neuen Benutzers dabei übernommen wird, wird vieles klar:

• Der neue Benutzer hat bereits viele Daten angelegt, letzte Änderungen vorgenommen
• Der neue Benutzer hat bereits Aktivitäten, die eigentlich gar nicht seine sind
• Die persönlichen Einstellungen des Benutzers sind bereits gefüllt
• Die Feldhistorie (wer hat was wann geändert) wird verfälscht
• Reports können etwas Falsches aussagen, wenn auf diverse Systemfelder reportet wird

Richtig übel wird es aber, wenn Ihr Chatter einsetzt (was ich Euch hiermit nachdrücklich empfehlen möchte, solltet Ihr es noch nicht tun!):

• Alle alten Posts werden auf den neuen Benutzer übertragen
• Der neue Benutzer ist in Gruppen eingetragen, für die er eigentlich keinen Zugriff haben sollte
• Andere Benutzer wundern sich, wieso bei alten Posts ein anderer User steht
• etc.

Ihr seht, Ihr handelt Euch nur Nachteile ein.

Der richtige Weg ist folgender:

Deaktivert erst den alten Benutzer, denn so bekommt Ihr sofort die Lizenz freigegeben, die Ihr benötigt um den neuen Benutzer anzulegen. Danach legt einen neuen Benutzer an und schenkt ihm ein jungfreuliches Profil. Benennt den alten User eventuell um, beispielsweise von “Sabine Stub” in “X – Sabine Stub”, dann weiss jeder in der Firma, dass die Person nicht mehr aktiv ist.

Danach übertragt die Accounts, Kontakte und offenen Opportunities und Kundenvorgänge mit den eingebauten Admin-Klick-Tools an jemand anderen.

Glaubt mir, das bisschen Arbeit lohnt sich sehr. Es wird Euch viele Rückfragen des neuen Benutzers ersparen und damit Eure und seine Zeit und Frustration sparen.

Welche Erfahrungen habt Ihr mit der Administration von Benutzern gemacht? Über welche Themen sollen wir bloggen? Wir freuen uns auf Euer Feedback.