02 DecSalesforce Video – Firmenprofil & Trust.com

Gerne wird vergessen die Grundeinstellungen einer Salesforce-Umgebung richtig zu wählen, was Euch dann später Ärger bereiten kann.

In diesem Video diskutieren Tobias und ich ausgiebig die Salesforce Firmeneinstellungen

• Firmeninformationen
• Geschäftsjahr
• Geschäftzeiten
• Feiertage
• Spracheinstellungen
• Trust.com

Aus unserer Sicht ein Muss für jeden Admin diese Themen zu verstehen, damit die Umgebung sauber aufgesetzt ist.

Erst danach sollte mit dem Bauen von Feldern, Layouts und Prozessen beginnen.

Viel Spass beim Zuschauen. Wir freuen uns auf Euer Feedback!

25 NovDreamforce 2013 im Rückblick

Die Dreamforce 2013 – eine der größten Tech Konferenzen – fand letzte Woche in San Francisco statt. Aus Zeitgründen ist dieses Highlight hier auf dem Blog dieses Jahr leider etwas zu kurz gekommen. Anders als im letzten Jahr konnten wir beide nicht vor Ort dabei sein. Neben der Band Green Day war auch sonst viel gutes zu hören … hier einige interessante Links für alle, die sich nachträglich informieren möchten.

Live-Aufnahmen von den einzelnen Sessions:

• Dreamforce 2013 (die wichtigsten Videos im Überblick)
  
• Youtube Videos zur Dreamforce (alle Sessions)

Hier einige deutschsprachige Beiträge zur Dreamforce 2013:

• Dreamforce Videotagebuch – Teil 1, Teil 2, Teil 3
• Salesforce 1 ist da – Dreamforce 2013
• Frischzellenkur für Software von salesforce.com
• Dreamforce – Die größte und wahrscheinlich verrückteste Tech-Konferenz der Welt
• Dreamforce 13 – Das Internet der Kunden
• Salesforce stellt sich der Realität
• Den Superpod gibt es nur für Auserwählte
• Salesforce Hackathon – Zwei Entwickler sahnen 1 Million Dollar ab – zu Recht?
• Dreamforce 2013: Twitterfluten, Videos und viktorianische Schätze
• Salesforce will sich für Online-Vertriebler unentbehrlich machen

Viel Spaß beim Lesen!

Links zu weiteren lesenswerten Artikeln rund um die Dreamforce 2013 gerne als Kommentar eintragen.

25 NovCloudBlogger Video: Meine Einstellungen

In Episode 2 hatten wir das neue Administratoren-Layout besprochen, das uns das Summer ’13 Release gebracht hatte.

Episode 3 geht näher auf die persönlichen Einstellungen ein, die jeder Salesforce Anwender unabhängig vom Administrator für sich ändern kann, insbesondere:

• Eigenes Passwort ändern
• Persönliche Daten (z.B. Adresse, Telefonnummer)
• E-Mail Einstellungen und persönliche E-Mail Signatur
• Chatter-Einstellungen (Frequenz der Chatter-Benachrichtigungen)
• Salesforce Desktop Apps herunterladen

Viel Spaß beim Anschauen! Über eine Weiterempfehlung im Netzwerk würden wir uns freuen.

11 SepCloudBlogger Video: Neues Salesforce Setup

Im Juni hatten wir unseren CloudBlogger Youtube-Kanal eröffnet und in unserer ersten Episode vorgestellt, worauf Administratoren achten sollten, wenn sie das erste Mal in einer neuen Salesforce Umgebung unterwegs sind. Episode 2 hatten wir bereits vor einigen Tage nach der Umstellung auf das Summer ’13 Release aufgenommen, aber erst jetzt veröffentlicht.

Episode 2 handelt von folgenden Punkten:

• Ausblenden der Randleiste zur Bildschirmoptimierung
• Neue Platzierung von Setup / Meine Einstellungen
• Aufbau der neuen Setup-Struktur

19 AugJeder sieht nur was er soll – Freigaberegeln entmystifiziert

So ziemlich jeder Kunde hat den Wunsch in seiner Software genau zu regeln wer von den Mitarbeitern welche Daten sehen darf.

Die Möglichkeiten die Freigaberegeln von Datensätzen zu definieren sind sehr vielfältig und haben mich dazu bewogen hier mal zusammenfassen zu schildern welche Wege Euch zur Verfügung stehen wenn Ihr die Freigaben verwalten wollt.

Der Einstieg: Unternehmensweite Standardeinstellungen

Hinter dem im deutschen nicht so richtig prickelnden Begriff steckt eine absolut essentielle Funktionalität. Nicht umsonst wird darauf in der Administrator-Prüfung sehr ausführlich eingegangen.

Recht oder Zugriffsreche in Salesforce zu vergeben funktioniert immer nach dem generellen Muster:

Es gibt eine Standardeinstellung und man kann Benutzern weitere Rechte hinzugeben. Daher ist es wichtig die Grundeinstellungen richtig zu setzen. Wenn die ganze Firma Account-Daten lesen und schreiben sollen darf, dann wäre die Standardeinstellung entsprechend – und es gebe keinen weiteren Grund mehr für zusätzliche Freigaberegeln.

Ihr habt grundsätzlich 3 Möglichkeiten (es gibt wenige Ausnahmen auf die ich hier nicht eingehen möchte):

• Privat – Nur der Datensatzinhaber hat Zugriff auf den Datensatz
• Öffentlicher Lesezugriff – Die ganze Firma hat lesende Rechte auf den Datensatz, nur der Datensatzinhaber hat das Recht ihn zu editieren
• Öffentlicher Lese-/Schreibzugriff – Alle in der Firma haben Zugriff auf den Datensatz und dürfen ihn bearbeiten

Wenn ihr einen der ersten beiden Einstellungen für Eure Objekte ausgewählt habt, dann gibt es noch weitere Orte an denen Ihr den Benutzern freigaben erteilen könnt – und darum soll sich dieses Blog drehen.

Um alle Punkte im Detail mit Praxisbeispielen zu erörtern würde sich eher ein Buch anbieten als ein Blog, gedacht ist das Blog an dieser Stelle zum Einstieg und zum Überblick:

1. Freigaberegeln – der Klassiker

Am bekanntesten dürften die Freigaberegeln sein. Im Setup kann man unter Freigaberegeln die unternehmensweiten Einstellungen vornehmen und auch gleich ausnahmen definieren. Abhängig von jedem (!) Feld auf Eurem Datensatz könnt Ihr Regeln definieren wer zusätzlich die Daten sehen kann.

Ein Klassiker deshalb, weil man in 90% der Fälle damit schon am Ziel ist und die Freigaben für ganze Gruppen, Teams und Rollen aus Eurem Org-Chart geben könnt. Probiert es mal aus.

2. Manuelle Freigaben

Wenn Ihr den Button “Manuelle Freigabe” in Eurem Layout habt und der Benutzer das Recht hat Freigaben zu erteilen, dann könnt Ihr so Euren Benutzern individuell das Recht geben Datensätze Kollegen freizugeben. Es ist halt kein automatisierter Prozess, sondern für alle Sonderfälle gedacht und gemacht bei denen Ihr explizit keine Automatisierung wollt.

3. Account Teams – Auch für Opportunities und Cases

Ebenfalls ein manueller Prozess: Wenn Ihr in größeren Teams arbeitet, dann bietet es sich eventuell an mit Account Teams zu arbeiten. Wenn Ihr einen Kollegen in Euer Account Team aufnehmt, dann gebt ihr ihm Zugriff auf den Account selbst und nach Wunsch auch direkt Zugriff auf die Opportunities und die Cases. Ob Vollzugriff oder nicht: Einstellungssache.

TIP: Wenn Ihr das öfter nutzt, dann definiert Euch bei Eurem User Euer Standard Account Team. So tut Ihr Euch leichter Euer Team hinzuzufügen.

4. Opportunity Teams

Ähnlich wie Account Teams könnt Ihr auf Euren Opportunities Teams definieren mit denen Ihr arbeiten wollt und die Zugriff auf Euren Datensatz bekommen. Ist so ähnlich wie manuelles Sharing, aber mit dem Zusatz, dass Ihr den Kollegen (und Partnern) Rollen geben könnt, die Euch die Zusammenarbeit vereinfacht.

5. Rollenhierarchy – Zugriff auf Opportunities

Recht unbekannt ist, dass man auch im Org-Chart definieren kann wie der Zugriff auf Opportunities ist deren Account-INHABER man selbst ist. Ich selbst empfehle immer die Einstellung so zu setzen, dass man Zugriff auf alle Opportunities. Nur in Ausnahmefällen macht es Sinn anders vorzugehen.

6. Territories – Zugriff auf ein komplettes Gebiet

Zunächst müssen die Territories von Salesforce über ein Ticket aktiviert werden. Wenn Ihr das getan habt und diese nutzt, dann vergesst bitte nicht, dass auf diese genutzt werden können für Freigaben in Eurem Territory: Generell sehr Ihr alle Accounts in Eurem Territory, aber auch der Zugriff auf Kontakte, Opportunities und Cases kann hier geregelt werden.

Der Einsatz von Territories sollte genau abgewogen werden. Wenn Ihr tatsächlich in Teams arbeitet, kann der Einsatz mehr als Sinn machen. Probiert es am Besten mal in einer Development-Umgebung oder Sandbox vorab aus – niemals in Produktion, das es sich aktuell nicht wieder abschalten lässt!

7. APEX Freigaberegeln

Solltet Ihr mit den Freigaberegeln und den anderen Möglichkeiten tatsächlich an Grenzen stossen (was mir selbst noch nicht passiert ist), dann steht Euch der Weg offen über Code nach Eurem wohlgefallen Regeln zu erstellen und Freigaben zu erteilen.

Mein Fazit

Die Einsatzmöglichkeiten von Freigaben sind sehr vielfältig und quasi unlimitiert. Versucht wenn möglich mit den Sandard-Einstellungen auszukommen, die sehr, sehr mächtig sind.

Nutzt die anderen Möglichkeiten nach Bedarf, bedenkt aber bitte auch, dass Ihr als Admins das auch pflegen müsst und dann erteilte Freigaben im Zweifelsfall an neue Kollegen übertragen müsst.

Daher mein Rat (wie bei so vielem): Wägt die Möglichkeiten gut ab und entscheidet Euch dann für wenige der oben genannten Optionen. Ihr wollt ja lange Freude an Eurer Salesforce-Umgebung haben.

Was sind Eure Erfahrungen? Wie geht Ihr vor?

26 JulUser Group München wird Teil der Salesforce Success Community

Salesforce Communities

Mit dem Summer ’13 Release hat Salesforce  das neue Community Feature (Customer Communitities und Partner Communities) vorgestellt. Als Nachfolger der bisherigen Kunden- und Partnerportale ermöglichen Sie auf einer stark verbesserten Plattform noch einfacher mit Kunden und Partnern in den Dialog zu treten.

Frei nach dem Motto “drink your own champaign” hat Salesforce in diesem Zuge auf das eigene Kundenportal – die Salesforce Success Community – auf die neue Plattform gehoben. Wer sich ab und zu in der Success Community einloggt, wird bereits festgestellt haben, dass es jetzt neben Answers, Ideas, Help & Training und Known Issues auch den Bereich Collaboration und User Groups gibt.

Chatter für Communitites

Ab sofort gibt es also die bewährten Chatter-Funktionalitäten auch für Communitites: User-Profile, Chatter-Feeds, Gruppen und vieles mehr. Man kann damit anderen Salesforce Kunden und Partnern folgen, Beiträge kommentieren, Dateien hochladen, Abstimmungen erstellen, Beiträge mit “Gefällt mir” markieren und sich in Gruppen mit anderen Salesforce Benutzern austauschen.

Munich User Group

Damit wurde jetzt auch für die Salesforce User Groups die Möglichkeit geschaffen, sich in Chatter-Gruppen auszutauschen. Da es bislang jedoch nur eine offizielle User Group für Germany gab, habe ich den Salesforce Community Lead darum gebeten, die regionale Munich User Group offiziell mit aufzunehmen.

Die vor einem knappen Jahr aus Eigeninitative gegründete Xing User-Group-München mit inzwischen über 60 Mitgliedern bekommt hiermit jetzt auch ein offizielles zu Hause und wird von Salesforce entsprechend unterstützt. Alles was ihr braucht ist euren User-Login der Salesforce-Umgebung eures Unternehmens und schon kann es los gehen mit der Einrichtung eures eigenen Profils und Beitreten der Munich User Group.

Hier geht’s zur Munich User Group: munich.salesforceusergroups.com
P.S.: Nicht vergessen – das 2. User Group Treffen am 30.07.2013 in München. Zwecks Reservierung bitte hier zusagen falls ihr kommt.

22 Jul2. Salesforce User Group Treffen München

Am Dienstag, den 30. Juli 2013, findet das 2. Treffen der Salesforce User Group München statt. Ab 19 Uhr sind alle Salesforce Anwender, Salesforce Administratoren, Salesforce Berater und Salesforce Mitarbeiter zu Networking und Erfahrungsaustausch in der Niederlassung München eingeladen.

Adresse:
Niederlassung
Buttermelcherstraße 6
80469 München

Nachdem beim ersten Treffen Mitte April bereits über 15 Salesforce Begeisterte zum gemütlichen Austausch im Hofbräukeller am Wiener Platz zusammenkamen und die Salesforce User Group München Xing-Gruppe inzwischen rund 60 Mitglieder hat, erwarten wir trotz Ferienbeginn eine mindestens ebenso große Runde.

Für das 2. Salesforce User Group München Treffen ist keine feste Agenda geplant, sondern Kennenlernen und lockerer Austausch stehen auf dem Programm.

Hier geht’s zur Xing-Anmeldung.

17 JulAdmin Basics: Darum überschreibt man niemals nie einen bestehenden Benutzer

Nachdem ich es in den letzten Tagen zweimal mit dem gleichen Problem bei Kunden zu tun hatte, möchte ich dieses Blog einem totalen Basic widmen, das viel zu wenig Beachtung findet: dem Benutzer.

Jeder Nutzer in Salesforce wird als Benutzer angelegt und bekommt seinen Login-Namen und legt sich selbst ein Passwort fest. Was aber, wenn der Benutzer ausscheidet und ein anderer seine Funktion übernimmt?

Der schnellste – und leider auch schlimmste – Weg ist einfach den vorherigen Benutzer zu überschreiben, die Emailadresse auszutauschen, den Login-Namen zu ändern und das Passwort zurückzusetzen. So einfach kann das gehen, hier nur ein paar der Nachteile die Ihr Euch dabei einhandelt:

Wenn wir und klar machen, dass die Historie des neuen Benutzers dabei übernommen wird, wird vieles klar:

• Der neue Benutzer hat bereits viele Daten angelegt, letzte Änderungen vorgenommen
• Der neue Benutzer hat bereits Aktivitäten, die eigentlich gar nicht seine sind
• Die persönlichen Einstellungen des Benutzers sind bereits gefüllt
• Die Feldhistorie (wer hat was wann geändert) wird verfälscht
• Reports können etwas Falsches aussagen, wenn auf diverse Systemfelder reportet wird

Richtig übel wird es aber, wenn Ihr Chatter einsetzt (was ich Euch hiermit nachdrücklich empfehlen möchte, solltet Ihr es noch nicht tun!):

• Alle alten Posts werden auf den neuen Benutzer übertragen
• Der neue Benutzer ist in Gruppen eingetragen, für die er eigentlich keinen Zugriff haben sollte
• Andere Benutzer wundern sich, wieso bei alten Posts ein anderer User steht
• etc.

Ihr seht, Ihr handelt Euch nur Nachteile ein.

Der richtige Weg ist folgender:

Deaktivert erst den alten Benutzer, denn so bekommt Ihr sofort die Lizenz freigegeben, die Ihr benötigt um den neuen Benutzer anzulegen. Danach legt einen neuen Benutzer an und schenkt ihm ein jungfreuliches Profil. Benennt den alten User eventuell um, beispielsweise von “Sabine Stub” in “X – Sabine Stub”, dann weiss jeder in der Firma, dass die Person nicht mehr aktiv ist.

Danach übertragt die Accounts, Kontakte und offenen Opportunities und Kundenvorgänge mit den eingebauten Admin-Klick-Tools an jemand anderen.

Glaubt mir, das bisschen Arbeit lohnt sich sehr. Es wird Euch viele Rückfragen des neuen Benutzers ersparen und damit Eure und seine Zeit und Frustration sparen.

Welche Erfahrungen habt Ihr mit der Administration von Benutzern gemacht? Über welche Themen sollen wir bloggen? Wir freuen uns auf Euer Feedback.

09 JulCRM Wert Matrix – CRM Software im Vergleich

An Salesforce interessierte Firmen mit denen ich in Vertriebsgesprächen zu tun habe, fragen manchmal auch, wie Salesforce eigentlich im Vergleich zu anderen CRM-Anbietern ist. Wichtiger Differentiator von Salesforce gegenüber CRM Software anderer Hersteller sind aus meiner Sicht unter anderem ein durchgängiger Cloud Ansatz (Multitenant-Architektur) sowie die starke Plattform (individuelle Erweiterbarkeit, AppExchange Module, …).

Allerdings kenne ich kein anderes CRM Tool so gut wie Salesforce, deshalb halte ich mich auch Vergleichsdiskussionen normalerweise heraus. Um so mehr freue ich mich wenn ich auf neutrale Quellen stoße, die Salesforce im Vergleich zu anderen CRM Systemen darstellen.

Salesforce ist im Gartner Magic Quadrant als die führende Lösung aufgeführt, sowohl im Magic Quadrant for Sales Force Automation als auch im Magic Quadrant for the CRM Customer Engagement Center. Heute bin ich auf einen weitere interessante Gegenüberstellung von CRM Systemen gestoßen: die CRM Value Matrix 1st Half 2013 von Nucleus Research (kostenloser PDF-Download).

Sie ordnet die CRM Tools auf den beiden Achsen Funktionalität und Usability ein. Neben der Grafik wird für jede CRM Lösung auch eine etwa halbseitige Beschreibung zu Besonderheiten und Neuerungen des jeweiligen Anbieters gegeben, was recht interessant ist. Salesforce ist auch hier rechts oben als Leader dargestellt. Als Neuerungen werden Salesforce Communities mit Chatter, Social.com sowie die Plattform Mobile Services aufgeführt.

P.S.: Ich kann nichts dafür, dass auch in diesem CRM-Tool-Vergleich Salesforce führend ist. Wer andere unabhängige CRM Vergleichsstudien findet gerne hier posten – ich würde zumindest für diesen Blogbeitrag mal gerne den Anschein erwecken, dass die Neutralität gewahrt ist – ich zumindest habe Gartner und Nucleus Research nicht bezahlt :-).

—

Folgende CRM Tools sind im Vergleich berücksichtigt:

Leaders: Microsoft Dynamics CRM, Oracle CRM On Demand, Oracle Fusion CRM, Salesforce.com, Veeva Systems
Experts: Cegedim, Oracle Siebel CRM, SAP CRM
Facilitators: Aplicor, Infusionsoft, Infor Epiphany, Oracle RightNow, SAP CRM OnDemand, SugarCRM
Core Providers: NetSuite, Sage CRM, Swiftpage SalesLogix (Sage / ACT!), Zoho CRM

24 JunAgenda Customer Company Tour 2013 – Cloudforce München

Wie bereits im Artikel Salesforce Event München – Customer Company Tour 2013 angekündigt, findet am 2. Juli im International Congress Center München die Customer Company Tour 2013 (ehemals Cloudforce) statt.

Hier kurz & knapp die angekündigte Ageda:

08:30 – 10:00 Registrierung, Ausstellung und salesforce.com Campground
09:00 – 09:30 EARLY BIRD SESSIONS:

• Salesforce Chatter
• Salesforce Communities

10:00 – 11:30 Keynote: Become a Customer Company

11:30 – 13:00 Mittagspause, Ausstellung und salesforce.com Campground

13:00 – 13:45 BREAKOUT SESSIONS:

• Sales Cloud
• Salesforce Platform
• Salesforce für Life Sciences & Pharma
• Partner Sessions

13:45 – 14:15 Pause, Ausstellung und salesforce.com Campground

14:15 – 15:00 BREAKOUT SESSIONS:

• Service Cloud
• Unlock SAP
• Salesforce für Financial Services
• Premier Success
• Capgemini für Energieversorger
• Partner Sessions

15:00 – 15:30 Pause, Ausstellung und salesforce.com Campground

15:30 – 16:15 BREAKOUT SESSIONS:

• Marketing Cloud
• Salesforce für Kleinunternehmen
• Salesforce.com für Manufacturing
• Salesforce for the Enterprise
• Partner Sessions

16:15 – 18:00 Networking Reception

Weitere jeweils aktuelle Infos zur Agenda finden Sie auf der Salesforce Registierungsseite.

Bei den einzelnen Sessions werden zahlreiche Salesforce-Kunden* Einblicke in ihre Salesforce Nutzung geben. Darüber hinaus sind zahlreiche Salesforce-Partner** mit Ständen vertreten.

Bereits am Tag vorher findet zu dem das Customer Company Tour Warm-up statt. Als Live-Attraktion mit dabei sind unter anderem die Münchner Party-Band maxxOutt sowie Jonglierkurs.de.

— —

* Für die Customer Company Tour 2013 sind u.a. folgende Kunden auf der Bühne angekündigt: adidas, Brainlab, Carl Zeiss Vision, Coca-Cola Erfrischungsgetränke AG, EnBW, Alcatel Lucent, FVW Mediengruppe, Phonak, Deutsche Leasing AG, On AG, Bauer Kompressoren, Bombardier Transportation.

** Folgende Salesforce Partner sind mit Ständen auf der Customer Company Tour 2013 vertreten: Accenture, reply Alanis, Capgemini, Deloitte, factory42, GMS Develpment, ITB Consult, Nefos, NTT Data, Parx, Big Machines, bucher+suter, cameleon software, ClientHouse, Concur, Entero, ExactTarget, Galigeo Solutions, Informatica Cloud, Inxmail, Magic Integration Platform, Marketo, MuniCons, Nexell, PerspectSys, Progress Data Direct, Seeburger Business Integration, Sensix, Silverpop, Software AG, TOA Technologies, tquila, Vigience, Your SL, Heilemann&Co, On Commerce, riva, Tacton, Sofon Guided Selling, Pitcher, globalH2O